Características de la Información

Características de la Información

Las características de la información son de total importancia y entre ellas tenemos, que debe ser relevante, exacta, confiable, comprensible, entre otros ..

Hablemos de Características de la Información

Antes de enfocarnos en las características de la información, recordemos que la información juega un rol muy importante dentro de toda organización, pues le va a dar un alto nivel de competitividad frente a los demás competidores, otorgándole así ventaja para un desarrollo progresivo.

Nota importante: Si te perdiste la explicación de dato, información y la diferencia entre ellos te invitamos a revisar nuestro artículo titulado «Diferencia entre dato e información«, en donde encontrarás más información sobre estos dos temas.

Lista de Características de la información

Según Lapiedra, Devece y Guiral, las características de la información (también llamadas cualidades de la información) que hay que tomar en cuenta son las siguientes:

1. Relevancia:

La información es relevante puesto que va a generar y aumentar el conocimiento dentro de la empresa, así mismo va a reducir la incertidumbre tomando en cuenta el problema a resolverse.

Se debe destacar que los errores en la toma de decisiones muchas veces están relacionados a la sobrecarga de datos. Es por ello que se debe de hacer una adecuada acumulación de datos de suma relevancia para resolver de mejor manera el problema.

Características de la información

Esta característica se ve muy influenciada por las cualidades que se van a explicar a continuación.

2. Exactitud:

La información a brindarse debe de ser suficientemente exacta para los gerentes, teniendo muy en cuenta cual es el propósito buscado.

Se debe tener en cuenta que no existe información 100% exacta. Incluso al aumentar el costo por la información más exacta no garantiza un incremento del valor de la información.

El nivel de exactitud que debe poseer la información debe estar alineado al rango jerárquico en la organización al que va dirigido y que será la encargada de tomar una decisión.

3. Completa:

La información que va a ser utilizada en la toma de decisiones debe estar disponible y debe de informarnos acerca de los puntos claves del problema que se va analizar y estudiar.

4. Confianza en la Fuente

La información será tomada como confiable cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado, es decir que la fuente haya sido confiable anteriormente.

Y esto es tomado muy en cuenta especialmente cuando se trata de decisiones de tipo estratégico, en donde los gerentes van a hacer uso de diversas fuentes con la finalidad de incrementar la confianza en el mensaje (información).

5. Comunicar con la persona Correcta

La información debe de ser entregada a la persona responsable, puesto que en las empresas existen muchos directivos que tienen asignadas labores concretas y deben de recibir información adecuada para realizar sus actividades diarias. Aunque esto en una empresa no funciona muy bien que digamos, ya que es posible que alguien reciba información que no le corresponde.

6. Puntualidad

La información importante y buena es aquella que se comunica en el momento que va hacer utilizada.

Es por eso que se dice que la información que es vital para la empresa en un momento dado puede no servir si hay retrasos en la obtención, procesamiento y comunicación de dicha información.

La información se debe producir con frecuencia y debe estar relacionada con el tipo de actividad asociada a la misma.

7. Detalle

La información que va ha ser usada en la toma de decisiones debe contener detalles mínimos, para que esta se realice de manera eficaz. Es por eso que este nivel de detalle debe estar alineado al orden jerárquico a la cual va dirigido la información, es decir a mayor nivel en la organización, mayor será la síntesis de la información.

8. Comprensión

La información debe ser entendida para que sea utilizada, caso contrario no tendrá valor para la persona que recibe el mensaje.

Existen diversos factores que influyen en la comprensión de la información, las cuales se pasa a mencionar a continuación:

a) Preferencias del usuario. Aquí se debe tener en cuenta que cada persona es diferente y por ende entiende de forma diferente, en tal caso algunas personas prefieren información en forma de gráficos o cuadros, otras prefieren una descripción narrativa, estadísticas, etc.

b) Conocimientos previos: Para que la persona comprenda debe de tener algunos conocimientos adquiridos anteriormente; es decir, la persona asocia la memoria con el mensaje que se recibe.

c) Factores ambientales. Para que la persona tenga una mayor compresión va a depender del tiempo disponible que tenga, la confianza, las presiones de grupo, etc.

d) Lenguaje. El mensaje debe ser transmitido en un lenguaje común.

De la misma forma la información debe cumplir ciertas funciones dentro de la empresa, tanto gerenciales como operacionales y te lo explicamos en nuestro artículo titulado “La información y su importancia en las empresas”.